La riunione nella sociocrazia

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Le riunioni di governance o di team si tengono per creare chiarezza sul lavoro svolto dal e nel cerchio. A seconda del modo in cui sono impostate, possono contenere solo decisioni di governance (ndt: creazione o revisione di policy), oppure possono mescolare decisioni operative e di governance. Il formato di riunione sociocratico fornisce una struttura per aiutarvi a fare entrambe le cose.

Nei paragrafi seguenti andremo a riepilogare le diverse fasi degli incontri, come delineato più in dettaglio all’interno del capitolo dedicato ai formati delle riunioni nel nostro libro Many Voices, One Song, che contiene anche molti altri esempi e diagrammi.

Questo formato di riunione non è da considerare scienza esatta – ma averne uno, solido, in qualche modo standardizzato e concordato, aiuta tutti a contribuire allo stesso. Quando il processo è chiaro, possiamo concentrarci su di noi e sul nostro lavoro.

Formato di base di una riunione

Qualsiasi riunione si articola in tre fasi, ognuna con il proprio scopo:

• Apertura: assicurarsi che persone e cerchio siano pronti per la riunione.
• Contenuto: creare più chiarezza per il lavoro del gruppo.
• Chiusura: valutare l’incontro per migliorare, nel tempo, i successivi.

Il formato della riunione sociocratica prende in considerazione ognuna di queste fasi. Questo diagramma mostra una panoramica, ma nell’articolo toccheremo ogni fase.

Apertura della riunione con un giro di apertura e la fase di ADMIN

Giro di apertura

Iniziamo la riunione come persone. Ognuno arriva con una storia, un contesto, un’esperienza immediata precedente all’incontro. Potrebbe essere l’ora di punta in metropolitana, potrebbe esserci stato un caffè rovesciato, un bambino appena nato, un divorzio, una morte in famiglia, una frustrazione in un altro cerchio, gratitudine per il tempo primaverile, orgoglio per il lavoro svolto, ansia per un punto all’ordine del giorno nella prossima riunione o semplicemente il desiderio di una terza tazza di caffè. Più condividiamo, più possiamo essere umani con più dimensioni. Mostrando il nostro lato umano sarà più facile coltivare l’empatia, sostenerci a vicenda, in alleanza;

non si tratta di rendere una riunione un gruppo di terapia, bensì di ricordarci che siamo esseri umani. Quando abbiamo condiviso tutto ciò che ci colpisce in quel momento, siamo pronti a spostare la nostra attenzione sul lavoro del cerchio.

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Fase ADMIN

Ora, potrebbe essere che gli esseri umani presenti nella stanza siano pronti per l’incontro, ma che il cerchio debba ancora prepararsi. Nel libro MVOS, descriviamo questo come la fase “ADMIN”, in cui ogni lettera sta per una parte che ha bisogno di breve attenzione. Nessuno di questi passi richiede molto tempo (può essere fatto in meno di un minuto in totale), ma ciascuno di questi punti eviterà una probabile interruzione o disturbo durante o dopo l’incontro.

• Assenze/presenze: ci assicuriamo che chi prenderà appunti sia presente e prendiamo nota di chi è assente; avremo bisogno di queste informazioni più tardi per costruire l’ordine del giorno.
• Durata:innumerevoli incontri vengono programmati senza chiarezza sulla durata degli stessi e senza chiarezza sul fatto che tutti possano rimanere fino all’ora concordata; create chiarezza ricordando la durata.
• Verbali: I verbali dell’ultima riunione sono stati approvati e sono stati pubblicati nel logbook? Le persone che si sono lette le minute dell’ultima volta le hanno lette e capite? In breve: le informazioni sono aggiornate e condivise in modo da non dover ritornare sugli argomenti dell’ultimo incontro?
• Informazioni/annunci: C’è qualcos’altro che le persone vogliono condividere? Questo potrebbe riguardare il ricordare alle persone un evento dell’organizzazione, un annuncio personale. Se le persone hanno la possibilità di dirlo ora, saranno più rilassate e concentrate.
  Questo è solo per annunci dall’esterno del cerchio, in quanto tutti i rapporti dall’ambito del cerchio appartengono all’ordine del giorno dell’incontro). Se un annuncio come questo è complicato o scatena una discussione, fermate la discussione oppure, se è rilevante per il cerchio, fatelo diventare un punto all’ordine del giorno.
• Nostra prossima riunione: C’è una data per la nostra prossima riunione? Se no, ci organizziamo su quando e come il cerchio decide la data successiva? Anche se c’è una cadenza regolare, vale la pena controllare l’orario e la data perché potrebbe, per esempio, entrare in conflitto con feste nazionali o altri eventi.
  Se la questione della data della riunione successiva è complicata, allora fatela diventare un punto all’ordine del giorno.

Ora il cerchio è pronto e ha risolto tutto ciò che potrebbe distrarre la sua attenzione dal lavoro. È il momento del prossimo passo, la parte di contenuto dell’incontro.

Il contenuto centrale della riunione: l’ordine del giorno

La parte di contenuto dell’incontro si articola in tre fasi:

• Assenso all’ordine del giorno
• Affrontare i punti all’ordine del giorno.
• Aggiornare il backlog: valutare lo stato di avanzamento dei futuri punti all’ordine del giorno.

Assenso sull’ordine del giorno

Pianifichiamo l’ordine del giorno in anticipo e – ingrediente essenziale della sociocrazia – il cerchio dà l’assenso a come è stato pianificato. Regolando e approvando l’ordine del giorno (odg), il cerchio se ne assume la responsabilità. Facciamo insieme uno sforzo per rimanere fedeli al nostro impegno: non spetta solo al facilitatore fare in modo che la riunione sia efficace.

Un ordine del giorno (odg) sarà più efficace se ha tre parti:

• L’elenco dei punti all’odg e l’ordine in cui affrontarli.
• Quanto tempo stiamo assegnando ad ogni punto all’odg (sia come mostrato qui sotto – neutrale ai fusi orari e con inizio e durata chiari, che rendono molto facile farsene responsabili – in alternativa i minuti assegnati).
• Qual è il risultato desiderato per ogni punto all’ordine del giorno: relazione, esplorazione o decisione (vedi sezione successiva):

Esempio di agenda

Esempio di assenso a un ordine del giorno

Ecco come potrebbe sembrare il assenso all’ordine del giorno:

Facilitatore: “Allora, qui abbiamo preparato un ordine del giorno. Esaminiamolo per capire cosa sta succedendo. Per prima cosa parleremo di [agenda item 1], che è un report e che si spera richieda solo 5 minuti. Poi esploreremo le idee su [agenda item 2] e credo che faremo molti progressi se lo faremo per 10 minuti. [Agenda item 3] è una decisione che dobbiamo prendere e ho riservato 20 minuti per assicurarmi che ci sia abbastanza tempo. Ci sono domande su questo ordine del giorno? (pausa) Non vedendo alcuno, il Consiglio di Stato ha deciso di non procedere a una revisione. Ci sono obiezioni a questo ordine del giorno?”.

Membro del circolo: “Obietto, visto che Margret ha detto che deve andare via prima, si perderebbe il punto 3, il che rende difficile prendere una decisione. Non sarebbe meglio scambiare i punti 2 e 3 per essere sicuri di essere tutti presenti?”.

Facilitatore: “Questo ha molto senso, grazie. Ok, quindi, riprendendo la mia proposta, vorrei parlare di [agenda item 1], poi di [agenda item 3], poi ci scambieremo le idee su [agenda item 2]. Ci sono altre obiezioni? (pausa) Non sentendo nessuno, significa che abbiamo il assenso e siamo pronti a partire!”.

Punti all’ordine del giorno

Il circolo è ora pronto a parlare di tutti i punti all’ordine del giorno.

• Lerelazioni saranno una condivisione di informazioni rilevanti.
• Nelle esplorazioni, generiamo idee in relazione a un problema o a una richiesta.
• Ledecisioni approveranno le proposte che guidano il lavoro del circolo o le elezioni.

Nelle riunioni sociocratiche, le decisioni politiche sono prese da assenso, il che significa che una decisione viene presa quando nessuno nel cerchio ha obiezioni. Le obiezioni sono un modo per attirare la nostra attenzione su un aspetto della proposta che deve ancora essere migliorato, fino a quando non è “abbastanza buono per ora”. Quando è possibile, un circolo cerca di arrivare a un punto in cui una politica può essere messa in atto, anche se solo per un periodo limitato, in modo da poter raccogliere nuove informazioni e valutarle quando la politica viene rivista.

Per i circoli molto disciplinati, consigliamo di rileggere il verbale al termine di ogni punto dell’ordine del giorno, prima di passare al punto successivo.

Le modifiche all’ordine del giorno, ad esempio l’adozione di una decisione anziché la semplice esplorazione, il rinvio di un punto all’ordine del giorno o un significativo superamento dei tempi, richiedono il assenso del circolo. In questo modo, siamo intenzionati a trascorrere il nostro tempo insieme, pur rimanendo flessibili.

Aggiornare il backlog

Dopo aver esaminato tutti i punti all’ordine del giorno, è utile rivedere l’ordine del giorno così come è stato pianificato e scrivere nel backlog (l’elenco in corso degli argomenti di cui parlare in futuro) per prendere nota di come i futuri punti all’ordine del giorno potrebbero continuare o costruire sui progressi fatti oggi.

Ad esempio, se oggi è stato creato un ruolo, la prossima volta selezioneremo qualcuno in quel ruolo? Se oggi abbiamo dovuto rimandare un argomento, quando ne parleremo? Se abbiamo creato una policy oggi, mettiamo la data di revisione di quella policy nel backlog o nel calendario. La pianificazione dell’agenda per la prossima riunione sarà molto più semplice se vi prenderete quei tre minuti durante la riunione per raccogliere le informazioni quando sono ancora fresche. Alcuni gruppi scelgono anche di fare una revisione di tutti i punti d’azione in quel momento. Di seguito è riportato un esempio di come potrebbe essere questa fase.

Esempio di aggiornamento del backlog

Facilitatore: “Ok, abbiamo assensoa rimandare [agenda item 2], quindi dovrebbe essere all’ordine del giorno per la prossima volta. Annoterò anche la data per la valutazione della decisione odierna. Non abbiamo ancora parlato di come ci assicureremo che tutti siano a conoscenza di questo cambiamento di politica. Quindi, permettetemi di mettere anche questo in arretrato. C’è qualcos’altro di cui qualcuno è a conoscenza per quanto riguarda i punti all’ordine del giorno?”.

Membro del Circolo: “Sì, avevamo chiesto che Parveen riferisse di nuovo la prossima volta come ha fatto oggi”.

Facilitatore: “Hai ragione, scriviamo anche questo. C’è altro? (pausa) Non ho sentito nulla, quindi penso che siamo pronti per il check-out”.

Chiusura della riunione con un giro di controllo

Chiudiamo la riunione con una valutazione della riunione in cui ogni membro, in un turno, evidenzia le proprie osservazioni e riflessioni sulla riunione.

Durante il check-out, i membri del circolo possono riflettere su tutto ciò che sembra loro rilevante. In genere, è possibile fornire un feedback utile su:

• dinamiche interpersonali (gratitudine, tensione, stile di comunicazione, senso di connessione, ecc.)
• il contenuto del lavoro (quanto è stato fatto, quanta chiarezza è stata creata, è stato affrontato un argomento difficile, ecc.
• il processo della riunione (la facilitazione è sembrata abbastanza rigida o troppo rigida, il tempo della riunione è stato rispettato, la scelta dei punti all’ordine del giorno è sembrata pertinente, c’è stata una discussione durante i turni, ecc.)

La governance si sforza di creare quanta più chiarezza possibile nel minor tempo possibile. Pertanto, questo formato di riunione è stato progettato per essere semplice e completo. Naturalmente, ogni riunione può essere fatta solo con alcuni dei passaggi, ma ogni passaggio saltato comporta un rischio maggiore di confusione. Secondo la nostra esperienza, una struttura di riunione chiara rende la riunione più veloce e scorrevole, liberando così la mente per una maggiore connessione interpersonale.